Si do të mbajë një regjistër të dokumenteve në ndërmarrje?

Çfarë është regjistrimi i dokumenteve dhe çfarë ishte për organizatën? Le të përgjigjen në këtë pyetje në mënyrë që: së pari - "çfarë", dhe pastaj - "pse".

Kështu, procesi i tha se është fiksimi pas marrjes apo krijimin e një dokumenti. Në rrjedhën e ndodhur tij ngjitja një indeks të veçantë direkt në e krijuar ose të marra nga organizata të letrës. Por kjo është vetëm gjysma procesi. Pjesa e dytë - duke e bërë informacionin e duhur në lidhje me "ardhurit" në formën e veçantë e regjistrimit. Indeksi zakonisht përbëhet nga disa pjesë. Së pari, ajo është numri serial. Ajo mund të plotësohet interpretues indeks, nomenklatura e rasteve kualifikuese marrësit, dhe kështu me radhë. Përbërësit mund të jenë të vendosura në sekuenca të ndryshme. Së pari, për shembull, mund të jetë një numër, dhe - kodin e nomenklaturës dhe klasifikues e përdorur mund të tregohet në fund. Por e kundërta mund të rend. Rastësisht, caktimi i dhomave të veçanta, gjithashtu përmbajnë një kombinim të shkronjave, karakterizohen dhe regjistrimit të dokumenteve përbërëse.

Unë duhet të them se kompania ose firma duhet të jetë një dokumente globale regjistrimit. Kjo është, duhet të jetë fikse, pa përjashtim, letrave të biznesit, të dy hyrëse dhe dalëse.

Më tej, duhet të theksohet se regjistrimi dokumentet e organizatës duhet të plotësojnë kërkesat e mëposhtme:

• Single - ndonjë të dhënat e futura apo të krijuara të regjistruara vetëm një herë. Nëse ne flasim për urdhërat e brendshme, nga departamenti në të cilin ata janë të udhëtojnë me departamentin e caktuar në fillim të numrit (indeksi). Ky rregull është po aq e vërtetë për korrespondencën e shërbimit dhe urdhrat ashpër bos.
• Afatet kohore - këtu kemi parasysh se regjistrimi i letrave me vlerë të marra nga jashtë, është kryer në ditën e pranimit. Nëse ne flasim për urdhërat e brendshme, instruksioneve ose urdhrave, ato mund të jetë fikse me nënshkrimin e punonjësve përgjegjës (maksimum - të nesërmen).
• Ndarja - ka një fiksim personal (hyrëse, dalëse, urdhra për çdo të ndryshme të biznesit të letrave me vlerë shkresave, procesverbalet e mbledhjeve, urdhrave dhe kështu me radhë).
• Uniformiteti - regjistrimi është kryer gjithmonë në përputhje me të njëjtat rregulla. Në këtë formë e regjistrimit është e parëndësishme.
• plotësinë e esencës - në hedhjen e të dhënave në formularin e regjistrimit që ju dëshironi për të shfaqur sa më shumë informacion në të. Sidomos në aspektin e përmbajtjes së një dokumenti.

Përveç kësaj, fiksimin e të gjitha letrave me vlerë në kompani duhet të kryhet brenda një viti kalendarik ().

Dhe tani është koha për t'iu përgjigjur pyetjes: "Pse?" E përdorur në dokumentet e regjistrimit organizatë mund të zgjidhë një sërë detyrash. Konsideroni shembullin më të mrekullueshëm. Nëse në fund të vitit kalendarik për të marrë dhe analizuar numrat serik, ju mund të pista rritjen e rrjedhjes së informacionit. Ky informacion mund të çojë në kërkesat legjitime të Sekretarit të rritur pagën e tij (si një opsion - për të rritur numrin e anëtarëve të sekretariatit).