Harmonizimi dhe standardizimi i dokumenteve. Zhvillimi i bashkimit dhe standardizimin e dokumenteve

progresi shkencor dhe teknologjik dhe shfaqja e formave të shumta të pronësisë çoi në zgjerimin e marrëdhënieve tregtare, ekonomike dhe socio-kulturore. proceset në shoqëri të prekur vëllime përhapja e flukseve të informacionit që janë të nevojshme për funksionimin e duhur të njësive të menaxhimit të intensifikuar ndjeshëm.

Çfarë është bashkimi i dokumenteve

Pavarësisht nga qëllimin dhe fushën e veprimtarisë: a publik ose industri, arsim apo shëndetësi - bashkimin dore dhe standardizimin e dokumenteve gradualisht zbehet në sfond. Që nga fillimi i shekullit të kaluar me përpunimin e të dhënave kodifikojë ta kaluar gradualisht nga dora në metodën e mekanizuar, dhe më tej - për të automatizuar.

Kështu kaloi Dokumentacioni racionalizimit. Koncepti i "bashkimit dhe standardizimin e dokumenteve", ishte konceptuar në këtë fazë. Megjithatë, në të gjitha fazat e punës dhe përmirësimin e të dhënave nuk është një dhe të njëjtin problem. Të sjellë të Automate kaos të pamundur, pasi ky proces duhet të paraprihet nga unifikimin dhe standardizimin e dokumenteve në përgjithësi. Me fjalë të tjera, vetëm me rregullimin e letër, ju mund të filloni për përpunimin dhe përdorimin e tyre.

Qëllimet dhe objektivat e bashkimit

Aspektet kryesore në optimizimin e zyrtari administrative, ekonomike dhe çdo aktivitet tjetër janë bashkimi dhe standardizimi i dokumenteve. Shpjegoni shkurtimisht se si ky koncept mund të sjellë dokumentin në një mostër të përgjithshme, sistem uniform. Ky proces ka një ndikim të madh në përgatitjen e menjëhershme të çdo dokumentacion. Parimet e standardizimit dhe unifikimin e dokumenteve janë si më poshtë:

1. Format e Bashkuara typing.
2. Vendosja e kërkesave uniforme për regjistrimin e të dhënave, duke rezultuar në të njëjtin lloj të vendimmarrjes.
3. Një ulje e ndjeshme në shpenzimet për natyrën e ndryshme të përgatitjes dhe dekorim materiale.
4. set Compatible të dhënave uniforme, pavarësisht industrisë dhe aktivitetit.

Funksionet workflow unifikuar

Ajo duhet të kuptohet se ndonjë aktivitet për të drejtuar dhe të kontrolluar një organizatë, kompani, vend, në fund të fundit, është një sistem në të cilën çdo element të bëhet një apo funksion tjetër. Midis tyre ka të përgjithshme (apo tipik) - ata që janë të natyrshme në aktivitetet e çdo institucion: organizative, administrative, funksionet ekzekutive të planifikimit, kontabiliteti, etj Ndërkohë, aktivitetet e organizatave individuale janë të pandara në funksione të veçanta. Për shembull, objektivat dhe synimet, bazuar në zbatimin e aktiviteteve arsimore janë tipike vetëm për subjektet e kësaj sfere.

Çfarë është sistemi i dokumenteve

Sistemi unifikimi dhe standardizimi dokument menaxhimit është një material formuar në bazë të marrëdhënieve të tyre nga:

• dukuri tipare;
• destinacion;
• industria;
• lloji;
• kërkesat për hartimin.

Cilat janë dokumentet në një sistem të unifikuar

dokumentacionin e sistemit mund të jetë obschefunktsionalnoy dhe industrinë. Për sa i përket llojit të parë, këtu pyetje duhet të lindin. Nga industria sisteme përfshijnë dokument reflekton specifikat e ndërmarrjes ose organizatës. Për shembull, standardizimi dhe harmonizimi i dokumenteve doganore do të përmbajë materiale që rregullojnë në kontroll kufirit shtetëror dhe të kalojnë procedurën e eksportuar, mallrat e importuara.

Sa i përket materialeve janë të ndërlidhura dhe se si është marrëdhënia mes dokumenteve të të dy sistemeve - funksionale dhe industria varet nga shumë faktorë. Në mënyrë të veçantë, vlera e tyre është e paracaktuar nga natyra e aktiviteteve të një organizate. Përveç kësaj, unifikimi dhe standardizimi i dokumenteve administrative nuk ka gjithmonë nënkupton krijimin e dispozitave për organizativ, ekzekutive ose aktivitetet administrative. Ndërkohë, plani i dokumentacionit organizative dhe administrative, e cila përmban pikat themelore të kontrollit, menaxhimit, bashkëpunimin dhe kontrollin e punës së organeve shtetërore, ndërmarrjet, departamentet dhe zyrtarët e bazuar në industri dhe strukturat funksionale.

Fazat kryesore të bashkimit dhe standardizimit

Problemet e standardizimit dhe harmonizimit të dokumenteve të tregtisë shpesh lindin për shkak të vonesave në shpërndarjen e bllok e dokumentacionit organizative dhe administrative që për sistemet e tillë është ndihmë ligjore. Kryerja harmonizimin kohë të komercial menaxhimin dokument ndërmarrje përfshin:

1. Në kuadër të formave uniforme të dokumentarit do të krijojë nomenklatura e duhur.
2. Modeli i përgjithshëm i sistemit të dokumentacionit të ndërtimit është i bazuar në formë, e marrë si një model.
3. Vëmendje e veçantë i është kushtuar rregullat sintaksore të dokumentacionit të ndërtimit.

Para këtij unifikimin dhe standardizimin e dokumenteve burimore është mbajtur me të gjitha kërkesat për materiale në të gjitha fazat e krijimit, mbushjen, përpunimin dhe kursimit. Ne e konsiderojmë dhe aftësitë psychophysiological njerëzore dhe parametrat e makinës dhe pajisjet teknike.

Karakteristikat e krijimit të standardeve

Vlen të përmendet se rezultatet e procesit të unifikimit ka qenë për të sjellë templates përdorur më së shpeshti për formë e zakonshme ligjore. Standardet e zhvilluara për shërbime, produkte dhe punësimit të ketë një shpjegim në nivelin federal legjislativ. Koncepti i "bashkimit dhe standardizimin e dokumenteve", në këtë rast përcaktohet nga aktivitetet e shtetit në fiksimin e normave dhe specifikimet për përdorim të përsëritur në baza vullnetare.

Detyra e krijimit të standardeve është rendi në sferën e prodhimit dhe për të rritur cilësinë konkurruese të produkteve, shërbimeve ose punëve. Standardizimi dhe harmonizimi i dokumenteve të tregtisë po ashtu synon të arrijë informacion dhe pajtueshmërinë teknike.

Problemet që lidhen me bashkimin e dokumentacionit të tregtisë së jashtme

Për më tepër, termi "standard" nuk do të thotë vetëm përmbajtje normative dokument. Ligji mekanizmin e përdorimit vullnetare jo-detyruese deklaruar qartë. standardet shtetërore janë zëvendësuar mjaft shpejt kombëtare. Pas futjes së ndryshimeve themelore mbetet vetëm problemi i standardizimit dhe harmonizimit të dokumenteve të tregtisë.

Veçanërisht i mprehtë, dhe në këtë ditë është çështja e standardeve shtetërore që rregullojnë procesin e përgatitjes së dokumentacionit për produktet e eksportuara. Sipas sistemit të unifikuar, i miratuar me Ligjin Federal "Për rregulli teknik", datë 2003/01/07, dispozitat e të cilit janë të pranishme në të, nuk është në përputhje të plotë me kërkesat e dokumentacionit të standardizuar, megjithatë, vazhdojnë të përdoren në masë sot.

Roli i Komitetit Shtetëror për Standardizim në procesin e bashkimit dhe standardizimit

Harmonizimi dhe standardizimi i dokumenteve - rruga e standard shtetit rus. Çdo Classifiers gjitha-ruse të, të marrë, social fuqi teknike ekonomik ligjor menjëherë pas regjistrimit të shtetit. Kontrolli mbi zbatimin e të gjitha kërkesave të përfshira në aktet individuale, mbart ruse Shtetit Standard dhe organet e tjera të autorizuara nga shteti brenda juridiksionit të caktuar.

Drejtimet kryesore të bashkimit dhe standardizimin e dokumenteve janë të krijuar samples uniforme, templates, format. Kjo mund të jetë standardet e kërkuara në përgatitjen e dokumenteve për standardet për lloje të caktuara të mallrave dhe sistemi të unifikuar dokumentacionin. Ky i fundit është një sistem materialet e krijuar nga rregulla të vetme të caktuara dhe kërkesat. sistemi të unifikuar dokumentacionin përmban, si rregull, informacionin e nevojshëm për zbatimin e funksioneve të menaxhimit në një sferë të veçantë të ndikimit.

Sistemi kryesor unifikuar dhe standardizuar në Rusi

Deri më sot, në mesin e sistemeve të unifikuar të dalë jashtë:

• Struktura në lidhje me dokumentacionin e karakterit organizativ dhe administrativ;
• Sistemi kontrollin dokument në një institucion bankar;
• harmonizimi dhe standardizimi i dokumenteve të kontabilitetit dhe librat e llogarive dhe regjistrimeve financiare të institucioneve të sektorit publik;
• sferë e dokumenteve statistikore;
• Sistemi i dokumentacionit që rregullon çështjet e punës;
• Dokumentet e standardizuara për tregtinë e jashtme.

Prandaj, secili nga sistemet e mësipërme furnizuar standardin e saj shtetëror, i cili zhvillohet departamenteve të qeverisë qendrore për të koordinuar funksionimin e një fushë të caktuar të veprimtarisë. Për shembull, Ministria e Financave në Rusi është përgjegjëse për krijimin e formave për dokumentet e kontabilitetit dhe bankare. Nga ana tjetër, Rosarchiv identifikimin e modeleve të dokumentacionit organizative dhe administrative. Këto autoritete njëjta thonë se detajet e dokumenteve. unifikimi dhe standardizimi i tyre përfshin krijimin e formave që do të përdoret në një industri të veçantë.

Detajet dhe format e dokumenteve në procesin e standardizimit

Detajet e dokumentit e konsiderojnë atë një element i detyrueshëm, pa të cilat është e pamundur për të kaluar formalizimin e procedurave, materiale e regjistrimit. Për detaje referojuni nënshkrimi, vula, vula, data, tekst, etj Natyrisht, për secilin lloj të dokumentit zyrtar përdorur një grup të veçantë të detajeve. Në këtë rast, secili prej sistemeve bashkimit realizohet duke krijuar një formë e modelit të dokumenteve për një nga sistemet. Në bazë të saj të zhvillojnë detajet më të përshtatshme të të gjitha dokumenteve që i përkasin një bazë të dhënash të veçantë.

Formë, siç u përmend tashmë, është një formë template e dokumentit. Një model i tillë i shkruar në fushën e themeluar e aplikimit merr parasysh madhësinë e saj, kufijtë dhe pikat, sidomos krijimin e rrjetit strukturore dhe detajet kryesore.

Harmonizimi dhe standardizimi i dokumenteve organizative dhe zonave administrative kontribuon në lehtësinë e përdorimit të formave në aktivitetet e çdo ndërmarrjeve institucion, agjenci, industriale dhe prodhuese. Guests të cilët rregulluar përdorimin e bashkimit dhe standardizimin e dokumentacionit organizative dhe administrative, zbatohen për:

• Rregullore;
• urdhrat dhe udhëzimet;
• zgjidhje;
• protokolleve;
• akte;
• letra.

Letra adresë fikse administrative dhe masat organizative, duke përfshirë edhe menaxhimin, koordinimin dhe mirëmbajtjen e:

• autoritetet publike të subjekteve të Federatës Ruse (në listën e subjekteve përfshin rajonet autonome dhe republikat, legjislacioni i cili, së bashku me gjuhën ruse kombëtare instaluar kryesisht);
• kompanitë dhe shoqatat, pavarësisht nga forma e tyre të pronësisë dhe organizative-ligjore aktivitetit.

Enjoy përcakton jo vetëm përbërjen e detajeve, por kërkesat për projektimin dhe prodhimin e tyre, mbajtjen, përdorimin dhe ruajtjen e formave të pranishëm me emblemën e Federatës Ruse dhe pallto Shtetëror të armëve të subjekteve. Aplikimi i Enjoy është një përfaqësim skematik e detajeve.