Duke paraqitur dokumente. Si për të paraqesë dokumentet?

Para se t'i bashkohej dokumentacionin e kërkuar njohje më të plotë me numrin e madh të udhëzimeve të nevojshme në lidhje me çështjet e dokumentit dhe të dhënat menaxhimin. Këto norma - janë komplekse dhe të përmbajë një numër të madh të detajeve të ndryshme të vogla dhe nuanca. Si për të hem dokumente qoshe? Që përmban një listë e bashkangjitur? A mund të qep dokumenteve të kontabilitetit makinë termoperepletnoy? punëtor fillestar klerike kanë diçka për të goditur kokën e tij.

Gjë e lehtë?

Në shikim të parë, procedura e regjistrimit të rastit dhe vënien e saj në arkiv mjaft e thjeshtë, por praktika tregon të kundërtën. Në rast të shkeljes së ndonjë prej rregullave të institucionit të zyrës do të refuzojnë të pranojnë tregtar-letër, dhe ju duhet të fillojë punën përsëri. Në qoftë se një situatë e tillë ka ndodhur në jetën tuaj, lexoni artikullin tonë - ne do të përpiqemi për të zgjidhur këtë çështje.

Dokumentet pse qepen? A ka ndonjë rregullore, sipas të cilës është e rregulluar kjo procedurë? Po, dhe ata shumë. Ne po flasim kryesisht për rekomandimet metodologjike për menaxhimin e rasteve, të cilat janë miratuar në dhjetor 2009, me urdhër të Arkivit të Shtetit. Në kthesën e dytë - në Enjoy 51141, dedikuar për arkivimin Biznesi dhe Menaxhim zyre dhe që përmban të gjitha përkufizimet e nevojshme dhe kushtet. Përveç kësaj, ekzistojnë norma të tjera ligjore, sipas të cilit dokumentacioni ndër-lidhura.

Le të fillojmë me mbulesë

Nëse teatër fillon me një hallkë, pastaj procedurën tonë - jo vetëm me mbulesë. Dhe zgjedhja e një kartoni "kore" - një nga detyrat e para në procesin e "paketimit" të dokumentit. Në shikim të parë, ju nuk do të gjeni një ndryshim në mes të shumë varieteteve ekzistuese. Por duke kërkuar më nga afër, ju e kuptoni se mbuluar janë standarde, jo-standarde, dhe janë përdorur për ruajtjen afatgjatë.

Më shpesh ju mund të takohen një mbulesë të formatit standard 229h324 mm. Ajo zbatohet në të gjitha rastet kur madhësia e mostrës kapëse fletë. Nëse për ndonjë arsye dokumenti ka një parametra mjaft të veçantë dhe pamjen, kërkon një jo-standarde mbuluar variacioni. Shko te zgjasë mendja të bëjë që në të cilin dokumentet janë ruajtur nga 25 vjet ose më shumë.

Sipas ligjit, mbulon të tilla janë bërë vetëm nga kartoni të forta për shkak të jetës së konsiderueshme të punës. Duhet të merren masa për të ruajtur llojin e duhur dokumentit dhe përshtatshmërinë e tij për përdorim pas një periudhe të rëndë të kohës. Dokumentet destinuara për shpërndarjen në Arkivin e Shtetit, të ruhet në një mbulesë të bërë nga një material të tillë si kartoni acid-free.

Le të flasim për numrin e fletëve

Para se të paraqesë dokumentet e sakta temat, të cilat janë të nevojshme për të shtuar në sekuencën e saktë. Atëherë procedura kryhet nga një laps të thjeshtë konvencionale numëron. Rregulli kryesor është - ajo është e numëruar listat sesa faqet e dokumenteve. numëror arabisht affixed në çdo fletë në këndin e sipërm të djathtë. Përveç kësaj, shenjat tona nuk janë të detyruar të "zvarritje" në tekst. Nga numri i përgjithshëm i fletëve nuk zbatohet dokumentet e inventarit.

Çfarë hollësitë ekzistojnë në numërtimin? Nëse numri i dokumenteve të lirshme-fletë të përfshijë një letër ose disa të tilla, të renditura së pari nga një zarf, pastaj kthehet - secili ngulitur në fletët e tij. Nëse numri i njësive hyrëse - mbi 250, e bëri për të ndarë atë në vëllime të shumta. Dhe secili prej tyre ka numëron vet.

Dokumentet arkivore të biznesit brenda mund të jenë të pranishëm, të cilat kanë numrat e tyre të veçanta faqe, për shembull, botimin e revistave. Megjithatë, përpunimin çështjen në arkivat, ata renditura nga, ndër të tjera, pa prishje të rendit të përgjithshëm.

Nëse një listë mbivendosur është një format i madh, ajo vendosi që të zgjerojë dhe shifra në këndin e sipërm të djathtë. Ajo duhet të sigurohet qasje të lirë në tekst. Në qoftë se në ndonjë prej fletëve ngjit fragmente të pamundësinë e ndarjes së tyre, e gjithë kjo paketë është numëruar si një. Në këtë rast, ajo është e sigurt për hartimin e një inventar të secilit prej pjesëve të ngjitur, e cila është në anën e pasme ose në hapësirë të lirë. Një tregues i dokumentit ngjit e sigurimit duhet të jetë në formë të shkruar apo në shënimet e inventarit të përgjithshëm të treguar emrin. Më shpesh këto investime janë çeqe pavarur, deklarata apo fotografi.

bug fixes dhe listën e dokumenteve

Në rastin kur në rrjedhën e operacionit lejohet ndonjë gabim nuk është shumë e rëndë (p.sh., anashkalua palë e fletëve) në vend të të gjithë grup përsëri rinumërimi mund të përdorni përcaktim letër. Në këtë rast, numrat mbi fletët e tjera nuk janë ndryshuar. Eliminimi i gabimeve të tilla është e mundur vetëm me marrëveshje me stafin e arkivit. Nëse gabimi bruto zbuluar, dokumenti do të numërohen përsëri. Numrat e vjetra derisa të kalojnë sa më të butë të jetë e mundur dhe të vënë poshtë të reja. Në këtë rast, updated numëron sërish gjoja e mbishkrimit të sigurimit.

Pa inventar ju nuk keni arkivimi nuk do të pranohen. Informatat që gjenden në të, për emrin e dokumentit, datën e vizatimit, annotation dhe drejtpërdrejt një tabelë që tregon numrin serik të fletëve, numri i shënimeve dhe (nëse është e nevojshme). Përfunduar të gjitha informatat në lidhje me numrin e dokumenteve në formën e numrave, fjalët e dyfishta, atëherë të gjithë bashkënënshkruara nga referenti me detaje Emri

Si për të paraqesë dokumentet thread

Që procedura crosslinking duhet të sigurojë që të gjitha materialet e nevojshme dhe mjetet në majë të gishtave tuaj. Përveç biznesin e tyre kanë nevojë për një fëndyell, gjilpërë, karton për dokumentet paraqitjen dhe temat e veçanta. Si fundit çorape spango bankare, të rënda ose proshivnymi fije L-210. lloji i fundit përdoret për nevojat e zyrës më shpesh.

Në fillim të dokumentit janë hequr nga çdo clips letër ose objekte të tjera metalike, atëherë fletët e rasteve janë rafte të qetë zoti. Në anën e majtë në fushën e hapësirës është gjilpërë tre-vrimë ose awl. Vendin e tyre në mes të hapësirës më të mirë falas të destinuara për vulë e majtë, dmth një distancë prej rreth një dhe një gjysmë centimetra. Ky vëzhgim është i rëndësishëm - sepse përndryshe pas dorëzimit të dokumenteve do të jetë e vështirë për të lexuar.

Këshilla për lehtësi

Nëse vrima kanë edges qetë për ju vendimtare, të marrë një grusht vrimë. Por mos harroni se letër shumë se "shumë e vështirë". Siguruar që të gjitha tre vrima janë vendosur në një lartësi uniforme dhe spaced përveç nga një distancë prej rreth 3 cm. Mesatarja e tyre duhet të bjerë në mes të faqes.

Për të parandaluar dëmtimin e fletë mbuluar dhe rënies së biznesit shpesh është e rekomanduar për të vendosur ndezje përparme dhe të pasme të forcuar strips kartoni. Nëpërmjet saj do të jetë skipped fije. Normal madhësia e saj - 70 cm, por në çdo rast ajo varet nga trashësia e rafte ..

Si vrimë tejshpuar 3

Këtu janë përmbajtja e këtij algoritmi dokumenteve paraqitjen. Së pari, gjilpërë është kaluar nëpër mes të makinave, me mbrapa e në fund të thread mbetet. Ndjekur vdet në krye të vrimave të saj. Si rezultat, të dy skajet e rafte shfaqet në fletët e qarkullimit sewn. Gjilpërë është tërhequr me pjesën e poshtme të vrimave dhe të tërheqë string në anën e përparme. Pastaj përsëri heq gjilpërës në qendër vrimë. Kështu thread jonë u tërhequr nëpër të gjitha vrimat e nevojshme, pas së cilës të dy skajet janë të lidhur në pjesën e pasme të dokumentit një nyjë të fortë. Ruhet skajet nje gjatesi prej rreth 5 cm.

Drejtpërdrejt në asamblenë është ngjitur një copë letër me fjalët e sigurimit. Më poshtë ne shikojmë në teknologjinë e prodhimit të saj.

Dokumenti mund të jetë sewn dhe me 4 vrima. Si për të bërë atë? Procedura nuk është e komplikuar. Katër vrima janë grushta vertikalisht simetrike me marrëveshje në një aks të përbashkët. Lënia thread bisht në anën e pasme e hapjes së parë, kryerjen qepje firmware pastaj lidhur një nyjë siç përshkruhet më sipër. Firmware duhet të dyfishohen dy herë për të siguruar qëndrueshmëri dhe besueshmërinë.

e mbishkrimit të sigurimit

Faza tjetër pas numërimit dhe firmware - furnizimi i biznesit tonë të mbishkrimit të sigurimit. Çfarë është ajo? Kjo afishe madhësi 4x6 cm me tekstin "i lidhur së bashku dhe të numëruar fletët ..." (numri i tyre është treguar nga një numër, dhe fjalë). shtetet më tej pozitën e punëmarrësit, ju lutem dokumentojnë datën dhe firmën personale. Nëse ju doni për të nënshkruar certifikimit, ajo gjithashtu duhet të theksohet. Mbishkrimi është ngjitur në krye të nyja na lidhur këshilla e filamente të cilat në këtë rast duhet të mbetet i lirë. Nënshkrimi paraqesin në fund të procedurës, kur zam ka tharë. Kjo është bërë për të parandaluar atë nga përhapjen. Shtypi (nëse ka) të vendosë pjesë në fletë pjesë në vetë etiketë.

Dhe vetëm pas një marrëveshje stitched, të numëruara, u përcaktua nënshkruar dhe e vulosur, ajo mund të dërgohen në arkiv.

Pirja e mbishkrimit të sigurimit duhet të jetë serioz dhe i vëmendshëm. Kjo ishte ajo - dokumentuar provat e rastit imunitetit. Në rast të shkeljes së integritetit të saj ose të dokumentuar paragjykimi nuk mund të pranohet organeve të kontrollit, ose ndoshta sfidën e tij në gjykatë.

Çfarë dhe pse qep

Kjo është e detyrueshme të gjitha dokumentet kapëse, shkak për paraqitjen në arkivin apo në ndonjë prej organeve inspektuese të cilën organet tatimore, të fondeve të pensioneve dhe shumë të tilla. Ju nuk mund të marrë përsëri dokumentet ngjitur ose me kapëse duke përdorur një stapler. Siç është theksuar tashmë, në rastin e procedurave jo-konformitetit që ju thjesht nuk do të pranojë.

procedurat e tilla janë subjekt kryesisht dokumente që i përkasin personelit dhe të kontabilitetit. Ata që kanë përfunduar përpunimin e vitit vonë do të depozitohet në arkivin e organizatës ose ndërmarrje. Institucionet e veçanta arkivore transmetuar rastin me periudhën e mëparshme mbajtjes ligjore. Ajo është e përcaktuar me ligj, në varësi të llojit të dokumentit. Për shembull, të paktën 75 vjeç janë të detyruar të mbajnë shënime noteriale, librat dhe dokumentet e llogarisë ekonomike të informacionit të personelit.

Jeta shelfin e vizatimeve të projektimit janë shumë më të vogla - vetëm 20 vjeç. Dokumentacioni Photo bërë të kujdeset për 5 vjet. Institucionet arkivore do të depozitohen në rastin e dy ndërmarrjeve publike dhe private. Detyra e çdo aktorëve jo-shtetërorë - për të përfunduar me shërbimin Federale arkivor të kësaj kontrate.

Ajo duhet të mbahet mend se dokumenti drejta firmware ka vetëm një punonjës, i cili ka këtë detyrim të përcaktuara në përshkrimin e punës. Në rastin e dokumentit me cilësi të ulët përbërë ofron disa sanksione, sidomos në rastin e ndryshimeve apo mungesës së faqeve të caktuara të rëndësishme.

Le të kthehemi në binder teknologjisë

Metodat e sipër-përshkruara ndër-lidh janë të përshtatshme për të dy backup dhe inspektim tatimor. Por dorëzimi i dokumenteve të kontabilitetit, i ruajtur për një kohë të gjatë (mbi 10 vjet) duhet të jetë veçanërisht e fortë - shpesh në 5 vrima. E sigurimit mbishkrim është bërë në një letër të veçantë indeve, në mënyrë që në mënyrë të qartë të dukshme afishe të vendosura nën njësi dhe nuk ka asnjë dyshim në lidhje me integritetin e dokumentit.

Nëse kushtet e hole Zyra shënoj punchers konvencionale shkrimi, atëherë, nëse është e nevojshme, për të nxjerrë vëllime të mëdha të dokumenteve letër (për shembull, në shtypje) të përdorin pajisje profesionale në formën e makinave shpuese apo një makinë të detyrueshme. Mekanizma të tillë kanë fuqi të rënda dhe mund të jetë ose me dorë-operuar dhe të pajisur me një makinë elektrike.

mekanizmi makinë

Baza e këtyre sistemeve ose makina - metoda klasike e përdorimit burime. një makinë të tillë libërlidhje është e pajisur me një pajisje për vrimë. Një tjetër mekanizëm i dokumentit në hell pranverën e plastikës, pas së cilës lartë dhe në fund të njësisë shtuar kartoni ose plastike mbulon.

Avantazhi i makinës detyrueshme është mundësia e lidhjes dokumente shumë të mëdha. Trashësia e bllokut mund të jetë deri në 500 faqe. Dhe gjithashtu - aftësia për të fshini apo plotësuar faqe dhe fletët dokument lidhur tashmë. Disavantazhet janë mjaft serioze, dhe kompleksiteti nuk është shumë forca të lartë.

Nëse makinë libërlidhje për dokumente paraqitjen e pajisur me burime metalike, e cila është vendosur në një hap të caktuar dhe grushta vrima, respektivisht, për atë, blloqet letër janë të veshur në çelik fleksibël pranverë, e cila është ngjeshur më pas dhe të mbyllur. Përparësitë e aparatit me burime metalike - forma përfundimtare më presentable dhe përmirësuar besueshmërinë krahasuar me lidhjen e burime plastike. Por në të njëjtën kohë për të futur ose hequr fletët e pa dëme pamundur.

Përveç pranverë, ka pajisje që veprojnë në parimin e detyrueshme për të krehër plastike, të cilat dhëmbët curl. Ka edhe të detyrueshme në spirale, të njohur për ne në kalendarin tavolinë, fletoret dhe ditarë. Pas punching vrima në to plagë spirale (3-4 kthehet me dorë, tjetra automatikisht).

Progresi nuk qëndrojnë ende

Çfarë është termike të detyrueshme? Kjo është një makinë moderne për dokumente të dosjeve, të cilat mund të shpejt dhe lidhjen e tyre jo-ndashëm. Me termoperepletnyh makinë mund të kryejë një numër të madh të materialeve, si dhe të hartojnë kopje individuale. Ky variant është veçanërisht i përshtatshëm postohet raportet, kontratat dhe materiale promovuese.

makinë e këtij lloji të punës nga përdorimi i termokoreshkov detyruese dhe termooblozhek që ka ngjyra të ndryshme dhe madhësive. Varësisht nga numri i fletëve të përzgjedhura termooblozhka rast një trashësi të caktuar, pastaj të vendosur të gjithë së bashku në makinë. Anën e brendshme të shtresës push fund mbulesë të ngjitësit polimerik. Pajisja është e pajisur me një element të ngrohjes me të cilën polimeri i shkrirë dhe të gjitha fletët janë të vulosur në shtresa të nxehtë.