Listën e dokumenteve. Format dhe rregullat e përbërjes së saj

Termi "inventarit" është e njohur jo vetëm punëtorët e zyrës, por edhe specialistë nga industritë dhe organizatat e tjera. Ai është gjetur shpesh në gazetat e qëllim të veçantë, dhe në dokumentet shoqëruese.

Organizata punon në arkiv

Pasi dokumentet do të përmbushë misionin e saj primar, ata bëhen praktikisht padobishme në këtë moment. Disa prej tyre janë shkatërruar, dhe pjesa tjetër janë dërguar në ruajtje të veçantë, të cilat janë quajtur arkivat. Këtu dokumente janë të përpunuara, sistematizuar dhe të përcaktuara paraprakisht në ruajtjen e rezervuar për këtë dhomë. Kjo fazë është konsideruar e fundit në shkresa. Të gjitha paketat në afat, dhe do të lista të ndara të dokumenteve për ruajtje të përkohshme dhe të përhershme, si dhe raste të stafit. Çdo ndërmarrje (organizatë) në fund të vitit të mbledh dokumente zyrtare për transferimin në arkivin. Këto çështje janë zakonisht të arkivistëve të angazhuar. Nëse, megjithatë, personeli kompania nuk ka një njësi të tillë, puna është bërë nga specialistët HR nën drejtimin e punonjësve të arkivit. Ato përbëjnë inventarin e letrave me vlerë të transferuara nga departamentet e veçanta, mbi bazën e të cilit është formuar nga një listë përmbledhëse të dokumenteve të të gjithë ndërmarrjes.

Një grup i dokumenteve për të punuar

Ndonjëherë një qytetar të veçantë çështje apo organizata do t'i paraqesë jo një, por disa dokumente zyrtare. Merrni, për shembull, një situatë ku për ndërtimin e një konkursi midis palëve mbi të drejtën për të hyrë në kontratë. Çdo aplikant duhet të sigurojë Komisionit me dokumente të llojeve të ndryshme, oferta, duke lejuar letër për të kryer aktivitetet e ndërtimit, përbërëse dhe dokumente të tjera. E gjithë kjo po ndodh në një paketë të vetme dhe referuar anëtarëve të komisionit. Brenda ajo duhet të jetë një inventar i dokumenteve, që listat çdo gjë që është drejtuar në emër të një organizate të caktuar. Ky lloj i listës ose regjistrohuni. letër e tillë është bërë në mënyrë tipike nga një model të caktuar. Të gjitha shumë e thjeshtë. Në krye të fletës, në mes është shkruar emrin e "listën e dokumenteve". Vetëm nën shpjegon se ku dhe nga ajo organizatë që ata kanë dhënë. Pastaj ka një tabelë të përbërë nga katër kolona:

1. numri rendit.
2. Emri i dokumentit.
3. Faqeve në dokument dhe s__ po__.
4. Numri i faqeve në dokument

Ajo përfundon me një tabelë përmbledhëse të linjës, e cila tregon numrin e përgjithshëm të faqeve në grup transmetuar. Kjo parandalon humbjen e mundshme apo zëvendësimin e letrave me vlerë të ofruara për shqyrtim.

Marrja Ministri

Me të dhënat e duhur duke mbajtur të gjitha dokumentet në kompani në fund të vitit dhe të përpunuara janë të grupuara në veprim. Përbërësit prodhuar në përputhje me nomenklaturën e miratuar, si dhe rregullave përgjithësisht të pranuara:

1. Dokumentet janë të krijuara në një vit kalendarik. Si një përjashtim në rastin e letrave zyrtare natyra kodrina mund të kombinohen në dokumentacionin e shërbimit një rast për disa vjet.
2. Vendosja e letrave me vlerë është bërë nga lart poshtë.
3. Të gjitha fletët janë të numëruara domosdoshmërisht. Kjo është për të siguruar integritetin e të dhënave gjatë ruajtjes. Numërimi duhet të bëhet me laps në këndin e sipërm të djathtë.
4. Nëse është e nevojshme, ajo përbën një inventar të brendshëm të dokumenteve të nënshkruara nga eksperti, i cili ishte.
5. Paper sewn.
6. Tërhequr fletë-dëshmitar.
7. Për çdo rast të mbuluar është bërë nga model standard. Ajo duhet të përmbajë emrin e plotë të kompanisë dhe një njësi të veçantë. Tjetra është një kod të veçantë dixhital që korrespondon me nomenklaturës. Pasi që tregojnë datën dhe fundin e institucionit të rastit. Dhe në fund etiketuar jetën shelfin.

mailing

Kur dërgimin e disa parcelave, paketa apo letra me vlerë me përmbajtje të dërguar dokumentet e inventarit. Forma ajo mund të merret në çdo zyrë postare. Ajo shkon nën formën numrin 107 dhe është një lloj dokumenti, i cili përmban informacion të detajuar mbi numrin dhe përmbajtjen e vlerës. Çmimi Çështja e vetë dërguesit vendos. Nëse ai konstaton se një dokument ishte me vlerë të vogël, kolona përkatëse të formularit të vënë një dash. Inventarit ngulitur në një zarf ose pako direkt në zyrën postare. Departamenti Worker kontrollon saktësinë e regjistrimit dhe formës siguroi një vulë. Inventar të vihet në dy kopje. Një dërgohen së bashku me dokumentet dhe qëndron tjera të nevojshme me pronarin e ngastrave. Kjo është bërë për të siguruar se në rast të një situate të konfliktit ka qenë në gjendje të konfirmojë çdo njësi të investimeve. Pas kësaj, zarfi (parcela ose parcelë) është i mbyllur, dhe e ka dërguar në destinacion.