Memo - përbëjnë sipas kërkesave

Rrjedha e çdo kompanie është një koleksion i letrave me karakter të ndryshëm, sistemuar në një mënyrë të caktuar. Një nga dokumentet është një memo.

Karakteristikat e përgjithshme dhe qëllimi i një dokumenti

Për të filluar, duhet të theksohet se memorandumin - një letër të punës, e cila është informative dhe në të njëjtën kohë një rekomandim. Ajo është projektuar për të siguruar menaxher ndërmarrjes ose mbikëqyrës. Ky dokument mund të bëhet nga çdo punonjës të kompanisë , për dy arsye:

1. Me iniciativën e punëtorit.
2. Në udhëzimet e manualit.

Në çdo rast, ky dokument përmban informacion të detajuar mbi pyetjet specifike, individuale. Në fakt, ajo - opinion punonjës shprehur me shkrim. Ka raste kur vendimi për kreun e konsiderata që ju duhet të dini vartësit e tyre në lidhje me rrethanat e një rasti. Atëherë punonjësi duhet të bëjë një përgjigje të arsyeshme, dhe në fund shtoni mendimin tuaj në formën e propozimeve dhe rekomandimeve konkrete. Në përputhje me rrethanat, një shënim i tillë është duke u bërë një opinion personal i individit.

A nuk e ngatërruar

Duke u pranuar për përgatitjen e një dokumenti, ju duhet të dini saktësisht se çfarë është e nevojshme për të siguruar. Disa lloje të korrespondencën e biznesit janë shumë të ngjashme me njëri-tjetrin, dhe ata mund të jenë të hutuar lehtë. Për shembull, shënimet e biznesit janë tre lloje: zyra, memorandume dhe shpjegues. Në të njëjtën kohë ka tre ndryshime të mëdha, të cilat nuk lejojnë një person i ditur për të bërë këtë gabim mes tyre. Këto dokumente ndryshojnë:

1. Sipas marrësin, që është personi për të cilin ata janë të destinuara. Në kontrast me zyrtarin, një memorandum shpjegues është e shkruar në emër të mbikëqyrësi i drejtpërdrejtë, dhe raporti i stafit, për më tepër, mund të bëhen drejtpërdrejt drejtorit të kompanisë.

2. Theme dhe ngarkesës semantike e informacionit të deklaruar. shpjegues Subject kuptohet direkt nga titulli. Shërbimi është pjesë e korrespondencës së biznesit ndërmjet ndarjeve strukturore të shoqërisë. memo subjekt mund të jenë të ndryshme:

• raportimi periodik;
• një herë dhënien e informacionit mbi çështjet relevante.

3. Nëse shërbimi shpjegues dhe janë për përdorim brenda ndërmarrjes, memo mund të jenë të dy të brendshme dhe të jashtme. Në rastin e parë, ajo është projektuar për drejtorët e kompanisë, ndërsa e dyta - në një gjykatë më të lartë.

Kur dokumenti është hartuar

Memorandum - është një masë e nevojshme. Kjo është bërë kur situata del jashtë kontrollit dhe të kërcënuar kompaninë në vështirësi serioze. Me fjalë të tjera, situata duhet të jenë kritike. Në këtë pikë, punonjësi sjell në vëmendje të menaxhimit dhe një llogari të detajuar të fakteve të njohura të tij. Kjo mund të jetë një kërcënim për zbatimin e një plani apo të marrin fitimin e pritur. Dokumenti ka për qëllim të tërheqë vëmendjen e menaxherëve për këtë problem dhe të përpiqen për të rregulluar situatën. Secili specialist në mënyrën e vet përfaqëson zgjidhjen e situatës. Në memon ai e përshkruan në detaje versionin e tij dhe paraqet pikëpamjet e veta në lidhje me këtë çështje. Për lehtësi, ky informacion do të bëhet në një formë krejtësisht të lirë. Ky stil ju lejon të absolutisht çdo punonjësi për të shprehur pikëpamjet e tyre mbi një çështje të caktuar, e vetme, pa frikë e duke u keqkuptuar nga të tjerët.

Shkaqet e dokumentit

Ka disa arsye për shkak të cilat mund të bëhen memo. Një mostër ose një model unik për të gjitha rastet e mundshme për të bërë, natyrisht, të jetë e mundur. Por ndonjë arsye të veçantë për të kërkuar individual marrë mënyrën e ekspozitës. Arsyet mund të jenë shumë të ndryshme:

• duke qenë vonë për punë;
• mungesat;
• Dështimi për të përmbushur detyrimet;
• Konflikti mes anëtarëve;
• Prezantimi i rezultateve të auditimit;
• komunikimi për informacion në lidhje me gabimin e tij;
• një kërcënim për të kryer detyrat rutinë;
• Informacion në lidhje me sjellje të papranueshme e të punësuarit.

Arsyet janë të shumta dhe secili prej tyre kërkon një qasje individuale dhe procedurë të veçantë. Pas marrjes së informacionit të dorës së parë, shefi i duhet të hetojë atë tërësisht dhe për të marrë një vendim të informuar. Kjo është shpesh e nevojshme për të marrë informacion shtesë nga pjesëmarrësit e tjerë në këtë problem. Ata do të duhet të paraqesë në udhëheqjen e sqarimit të tyre mbi çështjet e ngritura.

Nëse dikush ka diçka thyen

Anomalitë në kushtet e prodhimit - nuk janë të rralla. Pa to, punës dhe komunikimi mes njerëzve është e pamundur. Memorandumi më i zakonshëm i shkeljes së disiplinës të punës. Sjellja e personelit në vendin e punës është gjithmonë i paqartë. Çdo devijim nga normat standarde në përgjithësi perceptohet si e papërshtatshme dhe përfshin dënimin e duhur. Shqiptojë sanksion të drejtë të vetëm kreu i ndërmarrjes, kështu që pjesa tjetër e stafit, duke përfshirë edhe mbikëqyrësi i drejtpërdrejtë vetëm mund të informojë atë për çfarë kishte ndodhur dhe për të ofruar versionin e vet të ndikimit në kolegut pakujdesia. Vizatim algorithm memo të tillë si më poshtë.

1. Emri i shërbimit apo departamentit. Ajo është treguar në pjesën e sipërme të majtë të fletës.
2. Destinacion (të kokës). Treguar në krye të drejtë.
3. Emri i dokumentit. Shkruar më poshtë me shkronja të mëdha me një vijë të kuqe.
4. Numri dokument.
5. hartimin e një vend.
6. Titulli.
7. Teksti i dokumentit: Emri dhe pozita e autorit të veprës, data e shkeljes, lloji i shkeljes, shkaku i incidentit, propozimi për shërim.
8. Pozita, emri dhe nënshkrimi i punonjësit që ka përgatitur dokumentin.

Nëse kolegu fajtor

Një memo për punonjësit mund të bëhet mbikëqyrësi i drejtpërdrejtë ose koleg. Arsyet më të zakonshme për të cilat është bërë janë negative: shkelja, një kundërvajtje, sjellja jo e mirë. Në këtë rast, shënim synon të krijojë faktin e asaj që ka ndodhur dhe për të parandaluar një përsëritje të këtij lloji në të ardhmen. Pas pranimit të dokumentit, menaxheri duhet të kuptojnë situatën dhe të marrë një vendim. Në këtë rast, ajo përcakton nëse janë apo jo të vendosura në një punonjës ndonjë dënim apo jo. Nëse një ngjarje negative ndodhi për herë të parë, ne mund të kufizojnë paralajmërim dhe bisedë ndërtuese. Në qoftë se ka kaluar në shkelje të sistemit, ai do të dënohet në përputhje me ligjet e punës. Kokë është i detyruar të vendosë një vizë, e cila do të regjistrohen këtë vendim. Raportet e stafit janë të hartohen mbi punëtorët dhe në raste të tjera. Për shembull, Shefi i departamentit ka të drejtë të bëjë një shënim të drejtorit të promovimit për punë të zellshme varur ose detyrë të bërë mirë. Parimi i përgatitjes - i njëjtë, vetëm tekst është pozitiv.

A është e vështirë për të shkruar një memo?

Krijo një memo nuk është e vështirë. shkrim mostër, nëse është e nevojshme, ju mund gjithmonë të marrë Sekretarin. Nëpër duart e tij kaluan shumë dokumente të ngjashme. Gjëja kryesore është që të shpjegojë qartë thelbin e asaj që ndodhi. Pas lexuar këtë dokument, menaxheri duhet të ketë një ide të qartë të asaj që ai dëshironte të tregojë përpiluesit e "mesazhit". Faktet duhet të përshkruhen në mënyrë kronologjike, hap pas hapi, për një tërësi u ngrit foto të ndritshme dhe të qartë. Ajo duhet të mbahet mend se (ose A5) për të brendshme dokumentit të pozicionit përdorimi është bërë zakonisht në një fletë standarde të formatit A4. Nëse informacioni është dhënë në organizatën mëmë, teksti duhet të jenë të shtypura në letër me kokë e kompanisë. një dokument i tillë është absolutisht e nevojshme për t'i dhënë me firmën e kryetarit. Si rezultat, ajo do të nënshkruhet nga dy përfaqësues të ndërmarrjes: e para - kompozitori, i dyti - drejtori. Informacioni mund të konfirmohet nga informata shtesë. Ato mund të furnizohen me dokumentin bazë në formën e anekseve të numëruara.

Për t'i bërë gjërat drejtë

Në mënyrë për informacion të dëgjohen, ju duhet të dini se si të shkruaj një memo. një dokument i tillë në përgjithësi përbëhet nga tri pjesë kryesore.

1. Arsyeja ishte arsyeja për të shkruar këtë shënim. Është e nevojshme për të përcaktuar qartë situatën dhe listën e të gjitha faktet e njohura.
2. Sipas hartuesve rreth asaj që po ndodh. Është e nevojshme për të analizuar tërësisht situatën dhe të propozojë vendimin e saj për të krijuar probleme.
3. terminal sinteze dhe hapa të veçanta.

Informacioni duhet të jetë e mundur për të deklaruar shkurtimisht dhe në mënyrë të qartë, në mënyrë që kur të lexoni marrësi nuk e ka humbur idenë. Përndryshe, faktet mund të keqinterpretohen, dhe vendimi nuk do të sjellë rezultatet e dëshiruara. Në tekst nuk është e nevojshme për të shprehur fantazite e tyre, ose të shtrembërojnë realitetin. Kjo teknikë është kundër rregullave. Nëse lind nevoja, vetë marrësi të marrë një interes për hartuesit për të kuptuar se çfarë ka ndodhur dhe të marrë një vendim përfundimtar.

Sekuenca e veprimeve

Në shembull është e mundur të marrin në konsideratë rastin specifik të mospërmbushjes së detyrave të tyre. Një memo të punësuarve është mbikëqyrësi që të sigurojë menaxhimin e kompanisë. Për të filluar, punonjësi i jepet kohë për të korrigjuar gabimet e tyre. Përndryshe, kreu i shërbimit përkatës në prani të tre dëshmitarëve të aktit që i punësuari nuk e ka përmbushur detyrën e propozuara datat. Njeri i bezdisshëm duhet pastaj shkruani një shpjegim në formën e duhur me arsyet.

Punonjësi nuk mund ta bëjë këtë. Në këtë rast, ai e humbet mundësinë e fundit për të mbrojtur veten e tij. Një memorandum shpjegues është dërguar në kokë për shqyrtim. Vendimi i tij i fundit, ai shprehet në formën e rezolutave. Informacioni vjen me departamentet e personelit për përgatitjen e urdhrit për shërim. Shkalla e dënimit është përcaktuar në përputhje me ligjin. Në qoftë se vepra penale është mjaft serioze, dhe përveç përsëritet, rezultati mund të jetë përfundimi i punësimit sipas nenit përkatës.