Dokumentet elektronike ndërmjet organizatave: si e bën këtë punë?

menaxhimit dokument elektronik (EDM) - një mënyrë e shpejtë për të ndarë informacion të bazuar në shfrytëzimin e dokumenteve elektronike me nënshkrime virtuale. Ai ka kohë që janë njohur në vendet e zhvilluara të botës si një mjet efektiv për biznesin operacional.

zemër

Dokumentet elektronike në mes të organizatave - një grup të proceseve për krijimin, përpunimin, administrimin, transferimin, blerjen, mirëmbajtjen, përdorimin dhe shkatërrimin e dokumenteve. Të gjitha këto procese janë kryer pas kontrollit integritetin dhe konfirmimin e marrjes së dokumenteve.

Rregullat e qarkullimit të dokumentit midis subjekteve juridike kryhet me marrëveshje të palëve. Shkëmbimi i informacionit kryhet me anë të objekteve të telekomunikacioneve, si dhe dokumentet e ruajtura në mediat elektronike. jeta raft e informacionit të kontabilitetit nuk duhet të tejkalojë atë që është vendosur në nivel legjislativ.

Organizatat mund të komunikojnë me njëri-dokumente të tjera formale dhe joformale me nënshkrimet e pjesëmarrësve. Në sektorin e biznesit kjo mund të përfshijnë: faturat, marrëveshjet, faturat, kontratat, marrëveshjet, urdhra, njoftimet, kompetencat e avokatit, etj Informacioni mund të transmetohet në formën e tekstit, tabelore dhe fotografi grafike.

Qëllimi i futjes së EDI

Një parakusht për futjen e EDI mund të jenë:

• reduktimi i punës rutinë;
• reduktimin e humbjes së dokumenteve;
• "Transparent" Puna me dokumente;
• të rrisë disiplinën performancës - zbulimin e dokumenteve brenda një kohë të caktuar, etj ...

Në mesin e objektivave sasiorë mund të identifikohen si më poshtë:

• Reduktimin e kohës për një proces të dokumentit 10 herë.
• Reduktimi i shpenzimeve zyrës në gjysmë.

Dokumentet elektronike ndërmjet organizatave: se si ajo punon

Në përputhje me ligjin e brendshëm, dokumentet elektronike ndërmjet organizatave të bëhet me pëlqimin e të dy palëve. Për shkëmbimin e të dhënave, është e nevojshme që të gjithë pjesëmarrësit ishin të lidhur me pajisje të operatorit. Tjetra, përdoruesi duhet të dërgoni një kërkesë për të shtuar në listën e palëve. Pasi pjesëmarrësit e sistemit konfirmim mund të komunikojnë.

modul EDI do të duhet për të kryer funksionet e mëposhtme:

• Fto counterparties për shkëmbimin e të dhënave.
• Generate një libër adresa.
• Integrimi me software të kontabilitetit të tilla si 1C.
• Hyni dhe encrypt dokumentet.
• Struktura korrespondencë.
• Monitorojnë statusin e letrave.

dokument elektronik në mes të organizatave të kryer duke përdorur certifikata. Lidh me një server dhe të legalizuara kryhet nëpërmjet një certifikatë digjitale personale. Nënshkrimi elektronik lëshohet për çdo përdorues të sistemit, të depozituara në mediat elektronike e mbrojtura dhe kodit PIN Token. Përdoruesi duhet të shkruani fjalëkalimin e tyre login në zyrën personale. Vetëm pasi që ajo do të ketë qasje në dokumentet e tyre.

Të fillojë një proces të shkëmbimit të mund çdo anëtar i organizatës, lidhur me sistemin. Para se të dërgoni një dokument për një palë tjetër, ajo duhet të nënshkruhet me nënshkrim elektronik. Ky operacion është kryer me anë të programit "kripto". Dokumenti është dërguar përmes EDI. punonjës kontraktori merr njoftimin e një dokumenti të ri. Nëse ai e pranon atë, ai gjithashtu vë bot. Nëse ju doni të bëni ndryshime në dokument, ai krijon versionin e saj të ri elektronik. Pas përfundimit të redaktimi ju dëshironi të ruani ndonjë ndryshim duke përdorur nënshkrimin elektronik. Dokumenti është dërguar pastaj në ndryshimet në palën tjetër. Kur është e nevojshme për të bërë informacionin elektronik përputhen.

Nëse ju doni të edhe një herë të bëjë ndryshime, atëherë e tërë procedura përsëritet përsëri. Nëse pretendimet në versionin e ri nuk është i pranishëm, dokumenti është i respektuar. Mostra e fundit është konsideruar të jetë e nënshkruar nga dy nënshkrimit elektronik. versionet dokument Ce ruajtur në server dhe janë në dispozicion për shikimin. Pasi mostër i jepet statusi i rrymës, për të ndryshuar dokumenti nuk do të funksionojë. Kontratat frustruar jepet statusi "i çregjistruar". Ja se si për të bërë dokumentet elektronike mes organizatave.

pajisje

Ajo që është e nevojshme për dokumentet elektronike ndërmjet organizatave? Së pari, ju duhet të zgjidhni një ofrues të shërbimit dhe për të instaluar software të veçantë për të shkëmbyer informacion. Së dyti, me secilën palë, me të cilat organizata synon që të ndërmarrë e-mail, ju duhet të nënshkruajnë "Marrëveshjen për shkëmbimin e dokumenteve elektronike."

Ajo është gjithashtu e nevojshme për të krijuar server EDI mbi të cilat për të ruajtur të gjitha dokumentet. Ajo mund të jetë si pajisje të konsumatorëve, dhe "cloud" ruajtje. Qasja në të dhëna nga jashtë sistemit përmes aplikimit, e cila është instaluar në pajisjet e organizatës. ndërveprim kompjuter me server është bërë mbi HTTP me encryption opsional SSL 128. Qasja në dokumente kryhet vetëm nëpërmjet ndërfaqes së kërkesës dhe pas kalimit të legalizuara.

Projekti EDC

Procesi projekt automatizimi mund të zgjasë nga disa muaj deri në disa vjet. Term drejtpërdrejt varet nga numri i proceseve që kanë nevojë për automatizimin, burimeve dhe kapacitetit financiar të organizatës. qark SHKURTËR zbatimin e EDC si më poshtë:

• Krijimi i një grupi punues.
• Formimi i qëllimeve, afatet dhe buxhetin.
• Studimi i proceseve ekzistuese.
• Zhvillimi i një punë.
• Sistemi Vyrob EDI.
• Nënshkrimit të marrëveshjes për zbatimin e SED.
• Miratimi i rregullores.
• Plotësimi i drejtorive të sistemit.
• trajnimin e stafit.
• Kryerjen e testeve paraprake.
• Publikimi në zbatimin e rendit SED.
• Zhvillimi i mëtejshëm i programeve dhe punës rregullave.
• Nisja e projektit pilot.
• -Shkallë të plotë kalimi në EDI.

Gabimet e zbatimit EDI

Në procesin e automatizimit të dokumenteve duhet t'i jepet vëmendje të veçantë për proceset në të cilat ligji kërkon praninë e një letre zgarë. Dokumentet Duplicate letër elektronike është e pamundur. Kjo ngadalëson ndjeshëm poshtë procesin e punës dhe të shkaktojë një qëndrim negativ ndaj automatizimin në të gjithë procesin. Për zbatimin e një pune të dyfishtë askush nuk paguan.

Në procesin e zbatimit të rregulloreve të reja duhet të zhvillohen për të punuar me dokumente, stafi i trenit, dhe vetëm pastaj të angazhohen në zbatimin e plotë. Kjo mund të arrihet vetëm nëse për të përcjellë të punonjësve përfitimet e përdorimit të teknologjive të reja.

Një tjetër gabim popullor - studimi i varfër me kërkesat sed. Nëse përdoruesit duhet të punojnë në një sistem pakonfiguruar, atëherë procesi EDI ndryshon nga ai i miratuar në organizatë.

Dokumentet elektronike ndërmjet organizatave: pro dhe kundra

avantazhet:

• Reduktim të përcjellë dokumentet origjinale nga kostot e postës.
• Save hapësirë për ruajtjen e dokumenteve. Ajo është e ruajtur të gjitha në formë elektronike.
• Lehtë për t'u përdorur. Dërgimi i dokumentit është kryer nga një vend i vetëm. Një kërkim të shpejtë të një dokumenti të kryer nga statusi (dërguar, pranuar dhe i pranuar nga r. D.).
• dorëzimit Instant. Të gjitha informatat merr dërgohet marrësit në disa sekonda.
• Dokumenti nuk mund të humbet deri në skadimin e ruajtjes së saj në sistemin.

disavantazhet:

• Për të përdorur produktin që ju duhet të blini një licencë që kushton para.
• Komunikoni shpesh vetëm në mes të pjesëmarrësve të njëjtin sistem.
• Dokumentet elektronike ndërmjet organizatave në 1C ose duke përdorur ndonjë softuer tjetër ndryshon nga skema e përdorur më parë. Me futjen e algoritmit të ri, të gjithë punonjësit kanë pyetje në lidhje me zhvillimin e biznesit.
• pajisje teknike. Para se futja e organizimit EDI ka nevojë për të blerë pajisje dhe për të përgatitur stafin për të menaxhuar sistemin e ri.
• EDM është kryer duke përdorur nënshkrim elektronik, vlefshmëria e të cilave është 1 vit. Është e nevojshme për të monitoruar dhe menjëherë përditësimin certifikatat. Ajo është gjithashtu e nevojshme për të kontrolluar veprimet e certifikatave kontraktorët, për të shmangur problemet me të tatimit.

rregullimi ligjor

Çfarë Aktet normative rregulluar dokumentet elektronike midis organizatave? Legjislacioni rus përfshin Federale Ligjit №63 «Për nënshkrimin elektronik", rregullat e dokumenteve në Shërbimin Federal Tatimore janë të regjistruar në mënyrë të numrit MMV-7-2 / 168 Ministria e Financave. Organizatat Edi midis urdhrave mbi bazën e Financave № 50N. Kushtet e dokumenteve të kontabilitetit shkëmbimi primar në format elektronik përshkruara në numrin Federal Rendit Tax Service MMV-7-6 / 36 @. Të gjitha rrjetet në aktivitetet e procesit EDM duhet të udhëhiqet nga Urdhrin e Shërbimit Federal Tatimore № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Dokumentet elektronike ndërmjet organizatave "VLSI" jep klientëve avantazhet e mëposhtme:

• Mund të dërgojë dokumente për çdo organizatë që është i regjistruar në territorin e Federatës Ruse. Në qoftë se pala tjetër nuk është palë në sistemin e "VLSI", punonjësi thjesht të kontaktoni me një përfaqësues të organizatës dhe do ta dërgojnë atë në e-mailin ftesën për të marrë pjesë në sistemin. Menjëherë pas konfirmimit shkëmbimin e informacionit midis pjesëmarrësve do të kryhet pa ndërmjetës.
• Instaloni software në një kompjuter nuk është e nevojshme. Sa të ketë një version të tanishëm të shfletuesit tuaj dhe qasje në Internet.
• Për të punuar me të dhënat nuk ka nevojë për një program të veçantë. Nëse raporti është përgatitur fillimisht në software palës së tretë, të tilla si 1C, është e mundur për të konfiguruar integrimin me sistemin "VLSI".
• Forma standarde e dokumentit nuk është vendosur. Ju mund të dërgoni tekst, fotografi spreadsheet, imazhe dhe kështu me radhë. D.

SKB "Kontur"

Një nga zhvilluesit e parë e programeve në Rusi është e angazhuar edhe në furnizimin e pajisjeve, përmes së cilës dokumentet elektronike ndërmjet organizatave. "Contour" DiaDoc zhvilluar një sistem me të cilin shkëmbimi i dokumenteve elektronike. Një tipar i sistemit është se qasja në të dhënat mund të merren, ndërsa jashtë vendit. Për këtë qëllim, kompania ka zhvilluar në tarifat roaming. Nëse e dëshiruar, të dhënat e hyrjes mono përmes API.

Çfarë ju duhet?

Për t'u lidhur EDI, kompanitë duhet të blej:

• software të licencuar;
• server;
• përmirësuar pajisjet;
• Stafi i trenit;
• rregulloje dhe integrimin ECM për përdorim me aplikime të brendshme.

Këto investime duhet të zbatojë në mënyrë që të lidhë dokumentin elektronik ndërmjet organizatës? Përfshirja në koston e konsultimit me mbështetje teknike, dhe përditësime software SED - faza e dytë e investimeve. Këto kosto do të duhet të paguani çdo muaj.

përfundim

Për të zëvendësuar letër-based e-mail arrin. Kjo jo vetëm që zvogëlon koston e organizatës për të kryer proceset, por edhe rrit efikasitetin e biznesit si një e tërë. Për EDI funksionimin me sukses, ju keni nevojë për të formuluar qartë objektivat dhe zbatimin e sistemit për të rregulluar pajisjet e saktë.