Baza e të dhënave në Excel: të krijuar tiparet, mostrat dhe këshilla

Excel është një mjet i fuqishëm që kombinon më të dobishme dhe të rëndësishme për përdoruesit funksione. Këto përfshijnë grafika, tavolina, Listat, Kontabilitet, përgatitjen e llogaritjeve, llogaritjen e funksioneve të ndryshme, dhe kështu me radhë. Ne mësojmë nga ky nen, si për të krijuar një bazë të dhënash të shkëlqejnë, pse ajo është e nevojshme, dhe çfarë këshille mund të na ndihmojë të lehtësuar punën e saj.

Çfarë është një bazë të dhënash?

Kjo është një strukturë e veçantë, që përmban dhe ruajtjen e një materiale informuese e qëllime të ndryshme. Në terma të thjeshtë, një grup i organizuar dhe të paraqitura në raftet e informacionit. Sa shumë njerëz janë mësuar në klasë, karakteristikat e tyre, datat e lindjes dhe të raportit kartë - e gjithë kjo së bashku është një bazë të dhënash. Ajo është e nevojshme kudo - në ndërmarrjet industriale dhe teknologjike, institucionet arsimore dhe shëndetësore, agjencitë e zbatimit të ligjit dhe madje edhe në qendrat hotelierike. Në të vërtetë, lista e pjatave, recetë e tyre me kalori, si dhe një përshkrim është edhe një depo e të dhënave.

Këtu ne e kuptojmë. Tani ju duhet për të gjetur se çfarë është baza e të dhënave në Excel, dhe si për të krijuar atë.

Krijimi i një depo të dhënave në Excel

Baza e të dhënave e krijuar nga ne, do të jetë e thjeshtë dhe pa frills. Këto enë njëjta e të dhënave - tepër i rëndë dhe përfaqësojnë një sistem të madh të informacionit me një "bërthamë" të brendshëm, i cili përbëhet nga një shumicë e linjave të specialistit kodit të shkruar.

puna jonë do të jetë një tavolinë të vetme, e cila do të ketë gjithë informacionin e nevojshëm. Para se të fillojmë për të adresuar çështjen e si për të bërë bazën e të dhënave në Excel, ju duhet të mësojnë termat teknike që janë përdorur kur bashkëveprojmë me të.

linja horizontale në fletë markup "Excel" të quajtur të dhënat, dhe kolona vertikale - fusha. Ju mund të merrni për të punuar. Hapni programin dhe për të krijuar një manual të ri. Pastaj, në rreshtin e parë që ju doni të regjistroni emrat fushë.

Features Cell Format

Është e dobishme për të mësuar se si për të ekzekutuar si duhet përmbajtjen e qelizës. Nëse tuaj në bazën e të dhënave Excel do të përmbajnë çdo sasi parash, është më mirë për të treguar në fushat përkatëse format numerik në të cilin pas presjes dhjetore do të shkojnë në dy shifra. Dhe në qoftë se nuk ka ndonjë datë e zakonshme, është e nevojshme për të dalluar këtë vend, si dhe për të krijuar një format të përshtatshëm për të. Kështu, të gjitha të dhënat tuaja do të jenë të përpunuara në mënyrë korrekte dhe pa gabime. Të gjitha operacionet me fushat e zbrazëta të programit janë bërë nëpërmjet context menu e "Format Cells".

Është gjithashtu e rëndësishme dhe dizajni përkatëse të projektit. Fletë, e cila është një projekt për të nënshkruar për të shmangur konfuzionin. Në mënyrë që sistemi mund të bëjnë dallimin në mes përmbajtjes së thjeshtë të headers dhe nënshkrimet, duhet të ndahen për ta në shkronja të pjerrëta, nënvizoi ose tekst bold, duke mos harruar për të vënë emrin në vete, fushë jo të kombinuara. Është e nevojshme për të bërë që të jetë në gjendje të përdorin mjete të tilla si AUTOFORM dhe AutoFilter.

Çfarë është AUTOFORM në "Excel" dhe pse është e nevojshme?

Krijo një bazë të dhënash për të Excel - punësimi është i vështirë dhe i mundimshëm. Për të ndihmuar përdoruesit për të lehtësuar punën, programi ka për të ofruar, ajo është automatikisht mbushjen qelizat informacione të paracaktuar. Për shembull, gjerësi kolonë, lartësia rresht, madhësia e shkronjave, tipi font, fushën e ngjyra, etj - .. Të gjitha në një klik të vetëm mund të bëjë për ju AUTOFORM, nëse ju konfiguroni atë siç duhet. Përshtatshëm, nuk është ajo?

Fiksimin e bazës së të dhënave "kapak"

Përveç kësaj, mos harroni në lidhje sigurimin rreshtin e parë. Në Excel 2007, është e mundur për të bërë si më poshtë: shkoni në tab "Shiko", pastaj zgjidhni "Freeze panes" dhe kliko në context menu në "Fix vijën e lartë." Kjo është e nevojshme për të rregulluar "kapak" të punës. Që nga baza e të dhënave Excel mund të jetë mjaft i madh në volum, kur lëvizur lart e poshtë do të humbasin informatat kryesore - emrat e fushave, i cili është i papërshtatshëm për përdoruesit.

Pasi linja lartë është fikse, ne të nxjerrë në pah tre linja e parë në bazën e të dhënave në të ardhmen dhe për të shtuar kufijtë e qelizave.

Vazhdimi i punës në këtë projekt

Për të vazhduar, ju keni nevojë për të dalë me informata themelore, e cila do të përmbajë një bazë të dhënash në Excel. Shembull është treguar më poshtë.

Supozoni se ne duam të krijojmë një bazë të dhënash të fondeve të mbledhura nga prindërit për fondin e shkollës. Shuma nuk është e kufizuar, dhe është e ndryshme për çdo person. Le klasa është duke studiuar 25 fëmijë, do të thotë, dhe prindërit do të jetë një sasi të korresponduese. Në mënyrë që të mos grumbullohem një bazë të dhënash të një numri të madh të shënimeve, është e nevojshme për të bërë një drop-down listat që fshehin informacione të panevojshme, dhe kur është e nevojshme përsëri, ata helpfully japin atë përsëri.

Si të krijoni një listat drop-down?

Kopjoni emrat në terren dhe i vë ata në një fletë bosh, e cila për lehtësi është gjithashtu e nevojshme për të përmendur. Le të jetë, për shembull, "Prindërit". Pasi të dhënave është kopjuar, nën peshën e tyre të shkruar në qelizat bosh gjithë informacionin e nevojshëm.

Të bazës së të dhënave MS Excel ofron mundësinë për të zgjedhur të dhënat nga drop-down list, ju duhet të krijoni një formulë të veçantë. Për ta bërë këtë, ju duhet për të vendosur të gjitha informatat në lidhje me prindërit e një sërë vlerash me emra. Të vazhdojë për fletë, ku të gjitha të dhënat e regjistruara nën emrin e "Prindërve" dhe të hapur një dritare të veçantë për të krijuar një emër. Për shembull, në Excel 2007, ju mund ta bëni këtë duke klikuar në "Formula" dhe duke klikuar "Cakto emrin". Në emër të dhënat: FIO_roditelya_vybor. Por çfarë të shkruani në rangun e vlerave? Këtu, çdo gjë është më e komplikuar.

Gama e vlerave në Excel

Ka disa lloje të vargjet e vlerave. Varg me të cilat ne punojmë, ne jemi të thirrur dinamike. Kjo do të thotë se të gjitha qelizat janë emëruar në bazën e të dhënave mund të ndryshojë kufijtë e saj. ndryshimi i tyre ndodh në varësi të numrit të vlerave në një gamë të caktuar.

Për të marrë varg dinamik, është e nevojshme për të përdorur formulën kompensuar. Kjo, pavarësisht se kanë dhënë argumentet, kthen një referencë për të dhënat origjinale. Në listën drop-down, i cili ndodh në fund, nuk i përmbush vlera null. Me këtë vetëm të përkryer copes varg dinamik. Ai është përcaktuar nga dy koordinatat e qelizës: e drejta e sipërm të majtë dhe në fund, si në qoftë se në një diagonale. Prandaj, ne duhet të i kushtoj vëmendje në vendin ku fillon tryezën tuaj, ose më mirë, në koordinatat e qelizës e sipërm të majtë. Le tabletë fillon në pikën A5. Kjo vlerë do të jetë e sipërme qelizë dorën e majtë. Tani që pika e parë Kërkimi është gjetur, të vazhdojë të dytë.

Qeliza më e ulët e drejtë përcaktohet rast të tillë, gjerësia dhe lartësia. Vlera e këtij të fundit le të jetë e barabartë me 1, dhe formula e parë llogarit SCHOT3 (prindërit $ B $ 5 :! $ I $ 5).

Kështu, në varg terren shkruani = Offset (Parent $ A $ 5, 0, 0, COUNTA (Parent $ A :! $ A) -1;! 1). Shtypni butonin OK. Në të gjitha vargjet e mëposhtme duke filluar me një ndryshim në B, C dhe kështu me radhë. D.

Duke punuar me një bazë të dhënash në Excel është pothuajse i plotë. Ne do të shkojmë përsëri në fletën e parë dhe për të krijuar drop-down listat në kutitë e duhura. Për ta bërë këtë, klikoni në qelizë bosh (për shembull B3), ndodhet nën fushën "Emri i prindërve." Nuk do të regjistrohen. Në "Kontrolloni vlerat e dhëna", në skedën e quajtur "Settings" shkruani në "Burimi" = FIO_roditelya_vybor. Në "Data Type" menu "listën".

Në mënyrë të ngjashme ne të vazhdojë me fushat e mbetura, duke ndryshuar emrin e burimit të të dhënave në qelizat përkatëse. Puna në listat rënie-poshtë është pothuajse i plotë. Pastaj zgjidhni qelizë e tretë dhe "shtrirje" atë të gjithë në tryezë. Baza e të dhënave në Excel është pothuajse gati!

bazës së të dhënave Dukje

dizajn të bukur gjithashtu luan një rol të rëndësishëm në krijimin e projektit. program Excel mund të ofrojë për përdoruesit zgjedhjen e një shumëllojshmëri të mënyrave për të hartuar bazën e të dhënave. Numri i skemave ngjyra janë shumë të pasur, ju duhet vetëm të zgjidhni për t'u ngjyrosur duhur të shpirtit. Përveç kësaj, ajo nuk është e nevojshme për të kryer të gjithë bazën e të dhënave në të njëjtin stil, ju mund të pikturoj një kolonë në ngjyrë blu, të tjera - në të gjelbër, dhe kështu me radhë ..

Si për të transferuar një bazë të dhënash nga Excel në Access

Excel jo vetëm vetëm mund të bëjë bazën e të dhënave. Microsoft ka lëshuar edhe një produkt që është e kontrolluar në mënyrë të përkryer me këtë të vështirë. Atë emër - Qasja. Që nga ky program është më e përshtatur për krijimin e një baze të dhënash se Excel, dhe pastaj të punojnë në të do të jetë më i shpejtë dhe më i përshtatshëm.

Por si për ta bërë këtë, të marrë të bazës së të dhënave Access? Excel lejon për dëshirën e një përdorues. Kjo mund të bëhet në disa mënyra:

• Ju mund të zgjidhni çdo gjë që gjinden në një pune Excel, kopjoni dhe lëvizin atë në një tjetër program. Për ta bërë këtë, zgjidhni të dhënat që dëshironi të kopjoni, dhe klikoni butonin e djathte te mausit. Shtypni "Copy" nga context menu. Pastaj kaloni në Access, zgjidhni tab "Tabela", një grup i "përfaqësimit" dhe në mënyrë të sigurtë klikoni mbi butonin "Prezantimi". Zgjidhni opsionin "Mode Tabela" dhe futur informacionin duke klikuar butonin e djathte te mausit dhe zgjidhni "Paste".

• Ju mund të importojë një format lista xls (.xlsx). Qasja e hapur, para mbylljes Excel. Në menu, zgjidhni "Import", dhe klikoni në versionin e dëshiruar të programit nga të cilat ju do të import file. Pastaj shtypni "OK".

• Ju mund të shoqërojnë fotografi Excel me tavolina në Access. Për këtë qëllim, "Eksele" e nevojshme për të zgjedhur një gamë e qelizave që përmbajnë të dhënat e nevojshme dhe klikoni mbi butonin e djathtë të miut, zgjidhni një emër për varg. Ruaj dhe mbyll Excel. Hapni "Access" tab quajtur "Get Data e jashtme", zgjidhni "tryezë E-Excel" dhe shkruani emrin e saj. Pastaj klikoni në sendin që i shërben për të krijuar një tabelë për lidhjen me burimin e të dhënave dhe të specifikoni emrin e saj.

Kjo është e gjitha. Punojnë gati!